オンライン秘書・事務代行は、依頼者のメール、日程、会議、資料、請求などを支える仕事です。AIで下書きや整理を速くできますが、顧客のアカウントと未公開情報を扱うため、情報を入力してよい環境かを最初に確認します。
主な業務とAIの使い方
| 業務 | AIで補助できること | 人が確認すること |
|---|---|---|
| メール | 定型文、要点、返信案 | 宛先、約束、添付、送信承認 |
| 日程 | 候補整理、確認文 | タイムゾーン、移動、重複 |
| 会議 | 議題案、メモ整理 | 録音同意、決定、担当、期限 |
| 資料 | 見出し、表記候補 | 数字、出典、公開範囲 |
| 手順書 | 工程の構造化 | 実際の画面、権限、例外 |
AIが操作を代行できても、送信・公開・支払など取り消しにくい操作は承認点を設けます。
受注前のヒアリング
- 対応する業務と対象外
- 月・週の件数と繁忙期
- 連絡可能時間と緊急の定義
- 使用する端末・アカウント
- パスワード共有の方法
- 生成AIの利用可否と指定環境
- 承認が必要な操作
- 記録・報告・データ削除の方法
「空いた時間に何でも」ではなく、件数・時間・権限を決めます。
アカウントを安全に扱う
パスワードをチャットで受け取らず、顧客指定のパスワード管理や権限付与を使います。二要素認証、共有アカウント、退任時の権限解除を確認します。
自分の個人クラウドへ顧客ファイルを複製しない、端末へ残す場合の暗号化・削除を決めるなど、契約と運用を一致させます。
AIへ入力しない情報
顧客名、住所、連絡先、予定、売上、請求、契約、採用候補者、会議音声、ログイン情報を承認なく外部AIへ入力しません。匿名化しても、日付や案件名の組合せで特定される場合があります。
個人情報保護委員会は、生成AIの利用規約・プライバシーポリシーを確認し、入力内容を踏まえて利用を判断するよう注意喚起しています。
ミスを防ぐ承認表
「下書き可／確認後実行／実行不可」の3段階で操作を分けます。例えば、定型返信の下書きは可、請求額の変更は確認後、銀行振込は不可というように権限表を作ります。
報告で残す内容
- 完了した作業
- 確認待ちと期限
- 例外対応と理由
- 触れたファイル・アカウント
- 削除した一時データ
- 次回の改善案
AIが作った要約でも、事実と未決事項を人が照合します。
まとめ
オンライン秘書のAI活用は、メールや会議の下準備に向きます。業務範囲、権限、承認点、入力禁止情報を先に決め、取り消せない操作は人の確認後に実行しましょう。
