文字起こしをAIへ貼り付けて「要約して」と頼むだけでは、読みやすい議事録にならないことがあります。会話の概要はまとまっても、決定事項、担当者、期限、未決事項が混ざりやすいためです。
AIには、会議の目的と出力形式を先に渡し、推測を禁止します。
議事録プロンプトの基本設計
プロンプトには次の5点を入れます。
- AIの役割
- 会議の目的
- 出力する項目
- 推測しないルール
- 確認が必要な箇所の表示方法
「簡潔にまとめて」だけでは、重要度の判断基準がAI任せになります。何を残すかを具体的に指定してください。
そのまま使える基本プロンプト
あなたは正確な議事録を作成する編集者です。
以下の文字起こしから、次の形式で議事録を作成してください。
【会議の目的】
【決定事項】
【ToDo】タスク｜担当者｜期限
【議論の要点】
【保留・確認事項】
【次回までに確認すること】
ルール：
- 文字起こしにない内容を推測しない
- 提案と決定を明確に分ける
- 担当者や期限が不明な場合は「要確認」と書く
- 数字、金額、日付、固有名詞は原文どおり記載する
- 重複と雑談は省く
- 意味が不明な箇所は「聞き取り要確認」と示す
文字起こし：
（ここに貼り付け）出力項目は議事録テンプレートと合わせると、そのまま社内フォーマットへ移せます。
精度を上げる追加情報
文字起こしの前に、次の情報を添えます。
| 情報 | 記入例 |
|---|---|
| 会議名 | 新製品ページ公開会議 |
| 目的 | 公開日と担当を決める |
| 参加者 | 営業、制作、法務 |
| 用語 | RoroLee、Makuake |
| 特に確認する項目 | 金額、日付、担当者 |
製品名や人名を先に渡すと、表記ゆれの修正がしやすくなります。ただし、AIが原音にない用語を補っていないかは確認してください。
用途別の短縮プロンプト
決定事項だけ取り出す
文字起こしから、明確に合意された決定事項だけを抽出してください。
提案、検討中、保留は決定事項に含めず、別欄に分けてください。
各決定に根拠となる発言の要点を添えてください。ToDoだけ整理する
タスク、担当者、期限、完了条件を表にしてください。
いずれかが不明な場合は「要確認」と記載し、推測しないでください。1on1を短くまとめる
本人が話した課題、合意した支援、次回確認することを整理してください。
評価や感情を推測せず、センシティブな雑談は除外してください。AIに任せきりにしない確認項目
AIの要約は下書きです。配布前に次を原音や会議資料と照合します。
- 金額、数量、割合
- 日付、曜日、期限
- 人名、会社名、製品名
- 「する」「しない」の否定表現
- 提案、承認、決定の区別
- 担当者と責任範囲
AIは自然な文章を作れても、内容が正しいとは限りません。LLMの仕組みと文字起こしAIとの違いを理解しておくと、確認すべき場所が分かります。
機密情報を扱う前の注意
顧客情報、人事情報、未発表の価格などを外部AIへ入力する前に、社内規程とサービスの利用条件を確認します。
- 入力データが学習に利用されるか
- 保存期間と削除方法
- 管理者が利用状況を確認できるか
- 共有リンクの閲覧範囲
- 個人情報や営業秘密を匿名化できるか
利用可否が不明なら、機密部分を伏せるか、承認済みの環境だけを使ってください。
結論
議事録作成AIは、出力形式と禁止事項を明示すると使いやすくなります。決定事項、ToDo、保留を分け、不明箇所は推測させず、最後に数字・固有名詞・否定表現を人が確認してください。
