議事録から決定事項とToDoを漏らさず抽出する方法

議事録が長くても、「結局、誰が何をいつまでにするのか」が分からなければ次の行動につながりません。抽出では、決定事項とToDoを混ぜず、会話にない担当者や期限を推測で補わないことが重要です。

最初に5種類へ分類する

「検討します」は通常、決定ではありません。「対応しておきます」も担当者や期限が曖昧なら要確認です。

抽出の手順

1. 会議の目的を一文で書く

目的が分からないまま全文を読むと、重要度を判断できません。「9月キャンペーンの実施内容と担当を決める」のように、判断対象を明確にします。

2. 結論を示す表現へ印を付ける

「決定」「この方針で進める」「承認」「見送る」「次回へ持ち越す」などを探します。ただし、発言者一人の提案を会議全体の決定として扱わないよう、前後の合意を確認します。

3. 動詞からToDo候補を拾う

作成する、送る、確認する、予約する、修正するなどの動作を拾い、目的語を付けます。「確認する」だけでなく「利用規約の第3条を法務が確認する」のように具体化します。

4. 担当者と期限を原文で確認する

同じ段落に担当者や期限がなくても、前後で指定されている場合があります。見つからなければ「未定」「期限要確認」とします。

5. 依存関係を整理する

「法務確認後に公開」「見積承認後に発注」のような前提条件をToDoへ付けます。期限だけ抜き出すと、開始できない理由が分からなくなります。

6. 会議参加者へ確認する

共有時に、担当者・期限・保留事項だけを目立つ形で示し、修正期限を決めます。

AIに渡すプロンプト例

以下の会議記録から、会話に明示された内容だけを使って整理してください。

1. 決定事項
2. ToDo（作業内容／担当者／期限／前提条件）
3. 保留事項
4. 確認が必要な点

担当者・期限が明示されていない場合は推測せず「未定」と書いてください。
提案と決定を区別し、各項目に根拠となる発言の要旨を添えてください。

AI出力は下書きです。契約条件、金額、日付、個人名は音声や原資料と照合します。

ToDo表のテンプレート

同じ作業に複数の担当者を並べると責任が曖昧になる場合があります。実行責任者と協力者を分けます。

抽出後のチェック

• 決定事項に単なる提案が混ざっていないか
• ToDoが動詞で始まり、完了条件が分かるか
• 担当者を推測していないか
• 「来週」「月末」を具体的な日付へ確認したか
• 金額、数量、固有名詞を原文と照合したか
• 保留事項と次回の判断者が分かるか
• 個人情報や機密情報の共有範囲は適切か

会議中に抽出しやすくする

司会者が議題ごとに「決まったこと」「担当」「期限」を復唱すると、録音後の曖昧さが減ります。会議終了前の3分でToDo一覧を読み上げ、担当者本人が了承する運用も効果的です。

AI議事録の作り方と議事録用プロンプトもあわせて使えます。

まとめ

決定事項、ToDo、担当者、期限、保留事項を別々に抽出し、不明点は推測せず確認へ回します。AIには分類と下書きを任せ、人は合意の有無と重要な数値を確定してください。