2時間を超える会議を一度に要約すると、文章は短くなっても、前提条件、反対意見、保留、担当者が落ちやすくなります。長時間会議は、議題単位で処理して最後に統合します。

全体の手順

  1. 録音と文字起こしの欠落を確認
  2. アジェンダと時刻で区切る
  3. 各区間を同じ形式で要約
  4. 区間ごとの決定・ToDoを原音確認
  5. 重複と矛盾を整理
  6. 全体版を作成
  7. 責任者が承認

時間ではなく議題で分割する

30分ごとの機械的な分割では、決定の直前と直後が別ファイルになる場合があります。アジェンダ、司会の切替発言、休憩、画面共有資料を手がかりにします。

00:00-00:18 前回ToDo確認
00:18-00:52 予算案
00:52-01:25 開発スケジュール
01:25-01:35 休憩
01:35-02:10 リスクと次回

区間要約のテンプレート

> この区間を、議題・確認済み事実・主な意見・反対または懸念・決定事項・ToDo（担当と期限）・保留へ整理してください。数字と固有名詞には原音確認を付け、発言にない内容は追加しないでください。

すべての区間で同じ形式を使うと統合しやすくなります。

統合時に確認すること

後の議題で変更されていないか

序盤の仮決定が終盤で変更される場合があります。「最新の決定」を時刻とともに確認します。

同じToDoが重複していないか

表現が違っても同じ作業なら一つにまとめます。担当者と期限が違う場合は統合せず、確認事項にします。

保留が消えていないか

決定事項だけを集めると、法務確認、見積待ち、顧客回答待ちが抜けます。保留と解除条件を残します。

少数意見が落ちていないか

要約は多数の発言を中心にしがちです。リスク、反対、例外条件は別欄で確認します。

ファイル管理

原音、全文、区間要約、統合版を区別します。ファイル名に会議日、議題番号、版を入れます。

20260808_商品会議_00_原音
20260808_商品会議_01_予算案_要約
20260808_商品会議_99_統合版_v2

長時間会議そのものも見直す

毎回2時間を超える場合は、情報共有、議論、承認を別の場に分けられないか検討します。AIで要約を速くしても、会議時間と参加者の負担は減りません。

まとめ

長時間会議は、議題単位の要約と最後の統合が基本です。決定の変更、重複、保留、少数意見を人が確認し、原音へ戻れる時刻を残します。

AI議事録の完全手順と文字起こし修正チェックリストも利用してください。