AI議事録で起こりやすい事故は、誤変換そのものより、誰も確認していない下書きが確定情報として共有されることです。作成、確認、承認、共有の役割を分けます。

3つの状態を明示する

状態意味利用範囲
AI下書き未確認の自動生成作成担当のみ
確認中原音・資料と照合中確認者・関係者
承認済み責任者が確定定めた共有先

ファイル名、文書上部、管理ツールのラベルで状態を表示します。

役割を決める

録音・作成担当

録音開始、文字起こし、テンプレートへの整理を担当します。内容の決定権者とは限りません。

内容確認者

固有名詞、数字、否定表現、決定、担当、期限を原音と資料で確認します。議題ごとに担当者を分けることもできます。

承認者

会議の決定権者または文書責任者です。決定事項、対外的な約束、共有範囲を確定します。

データ所有者

原音、全文、議事録の保存、権限、削除を管理します。

会議種類別の例

会議確認者承認者重点確認
社内定例記録担当議長ToDo・期限
商談営業担当営業責任者顧客要望・自社の約束
プロジェクト各議題担当PM決定・依存関係
1on1上司・本人運用規程による目標・取扱範囲
事故対応現場・専門担当責任者・法務事実と推測の区別

修正依頼の出し方

「違います」だけでなく、該当箇所、正しい内容、根拠、修正理由を残します。重要な変更は履歴を保存し、承認後の無断上書きを防ぎます。

該当箇所：決定事項2
修正前：8月20日に公開
修正後：8月20日を目標に、法務承認後に公開
根拠：01:12:40の議長確認、資料p.8
確認者：

共有範囲をデータ別に分ける

参加者が議事録を閲覧できても、原音や全文まで必要とは限りません。原音、文字起こし、確定議事録でアクセス権を分けます。外部共有は、契約、個人情報、営業秘密を確認します。

承認期限を決める

確認期限がないと下書きが残ります。「会議翌営業日までに確認」「異議がなければ自動承認」のような運用は、会議の重要性に合わせます。重要契約や事故記録を自動承認にしません。

まとめ

AI議事録は、作成者より確認者と承認者が重要です。状態、役割、期限、共有範囲を決めることで、AI下書きを安全な業務記録へ変えられます。

AI議事録の完全手順と文字起こし修正チェックリストも利用してください。