サークル・学生団体の引き継ぎが失敗する原因は、手順がないことだけではありません。「なぜその方法にしたか」「今年どこで困ったか」「誰に確認するか」が残っていないことです。
AIは過去の議事録やメモを整理できますが、会計、契約、個人情報、アカウント権限を自動で正しいと判断できません。資料整理と正式確認を分けます。
引き継ぐ10項目
- 年間スケジュールと締切
- 役職・担当・連絡経路
- 定例会議と意思決定方法
- イベント準備の手順
- 予算、精算、領収書
- 大学・施設への申請
- 協賛・取引先との約束
- SNS・Web・広報素材
- 安全・事故・苦情への対応
- 未完了タスクと次年度の判断
成功談だけでなく、失敗、例外、早めに相談すべき条件を残します。
会議録音は同意を得る
録音する場合は、議事録作成目的、閲覧者、原音の保存期間を説明します。人間関係の相談、ハラスメント、健康、家庭事情などを含む場面は、通常の会議録音と分けて扱います。
AIで過去資料を棚卸しする
年度ごとに資料を集め、個人情報とパスワードを除きます。AIには次の形で整理させます。
> 次の資料だけを使い、年間行事、準備開始時期、担当、必要書類、費用、判断理由、失敗、次年度への注意、未完了タスクへ整理してください。資料間で矛盾する箇所は統合せず、両方を「要確認」と表示してください。
AIが推測した連絡先や期限を追加していないか確認します。
イベント引き継ぎの型
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 目的・対象 | 誰のための何か |
| 日程 | 申請、告知、発注、当日、精算 |
| 担当 | 正・副担当 |
| 予算 | 予定、実績、差異理由 |
| 外部連絡 | 連絡先、合意、期限 |
| リスク | 雨天、事故、欠員、キャンセル |
| 結果 | 参加、費用、反応 |
| 次回 | 続ける・変える・やめる |
会計と契約は原資料で確認
AI要約ではなく、通帳・明細・領収書・契約書・大学の申請記録で確認します。金額、名義、返金、未払い、保管義務は担当者と顧問・大学窓口が確認します。
アカウントを個人から団体へ移す
- 個人メールを管理者にしない
- 複数管理者と復旧手段を設定する
- 二要素認証の移行を確認する
- パスワードを文書へ平文記載しない
- 卒業者・退任者の権限を削除する
- 投稿素材の著作権・肖像許可を確認する
90分の引継ぎ会
最初の30分で年間予定と未完了、次の30分で会計・申請・アカウント、最後の30分でトラブル事例と質問を扱います。次期担当者が自分の言葉で手順を説明し、現担当者が不足を補います。
引き継ぎ後30日の確認
次期担当者が最初の申請や会議を実行し、文書だけで進められなかった点を追記します。「受け渡して完了」ではなく、実際に再現できて完了です。
結論
学生団体の引き継ぎでAIは、散らばった記録を年間予定、手順、判断理由、失敗へ整理する補助になります。会計、契約、個人情報、アカウントは必ず原資料と人で確認します。
次年度の人が同じ失敗を繰り返さない情報を残しましょう。
