AIで議事録を作ると、生成直後の要約がすぐ共有されます。しかし、その文章が未確認なのか、正式に承認されたのか分からないと、誤った内容が業務へ使われます。

版管理の目的はファイルを増やすことではなく、現在の正式版と変更理由を誰でも判断できることです。

四つの状態を分ける

状態意味利用範囲
AIドラフト自動生成直後作成者のみ
確認中担当者が修正中確認者
承認済み正式な記録許可された関係者
訂正版承認後に修正再通知・再承認

AIドラフトには目立つ表示を入れ、正式議事録と同じフォルダへ無表示で置かないようにします。

ファイル名の例

20260809_商品企画会議_DRAFT_v01.docx
20260809_商品企画会議_REVIEW_v03.docx
20260809_商品企画会議_APPROVED_v01.pdf
20260812_商品企画会議_CORRECTED_v02.pdf

ドラフトの版番号と承認済みの版番号を分けると、修正回数が多くても正式版を識別できます。ファイル名だけでなく、文書内にも状態と承認日を表示します。

変更履歴に残す項目

  • 変更日時
  • 変更者
  • 変更箇所
  • 変更前・変更後
  • 理由
  • 根拠となる原音時刻や資料
  • 再承認者
  • 関係者への通知日

助詞や誤字の修正と、決定内容の変更は重要度が違います。金額、期限、担当、賛否などの修正は再承認の対象にします。

AI修正時の注意

AIへ「読みやすく直して」と依頼すると、複数箇所が同時に変わり、意味の変更を見つけにくくなります。次の順に分けます。

  1. 誤字・表記統一
  2. 話者・固有名詞
  3. 決定事項・タスク
  4. 要約表現

変更前後を比較し、AIが追加した文を確認します。承認済み文書へ直接AI編集をかけません。

正式版を一つにする

メール添付、チャット、共有ドライブへ別々の最新版があると混乱します。正式版の保管場所を一つに決め、他の場所にはリンクだけを共有します。

最新版へ更新したときは、旧版を削除せず「旧版」「無効」と明示し、アクセスを制限します。監査や経緯確認に必要な場合があります。

訂正を関係者へ伝える

重要な修正は、ファイルを置き換えるだけでなく、変更点を短く通知します。

> 8月9日付議事録の担当者表記を訂正しました。対象は議題2、変更前A、変更後Bです。原音00:42:10と会議主催者の確認に基づき、承認済み版をv02へ更新しました。

承認の役割分担はAI議事録は誰が確認する？、根拠時刻の使い方は文字起こしのタイムスタンプ活用法も参考になります。

まとめ

AI議事録では、作成速度が上がるほど未確認版も増えます。状態、版、承認者、変更理由を統一し、正式版を一か所へ集約してください。音声と変更履歴を一緒に管理できる仕組みは、訂正根拠の確認にも役立ちます。

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