良い議事録は、文章が美しい文書ではありません。会議に参加していない人が、決定と次の行動を誤解なく理解できる文書です。
ここでは、よくある悪い例を、使える議事録へ直します。
例1：会話を並べただけ
修正前
新ページについて話しました。田中さんから画像がまだという話があり、
佐藤さんからは9月がよいという意見が出ました。いろいろ検討した結果、
なるべく早く公開することになりました。問題は、公開日、担当、期限、未決定事項が分からないことです。
修正後
決定：新ページは9月10日の公開を目標とする。
確定条件：9月8日の公開前レビューで承認を得る。
ToDo：田中／画像最終版を提出／9月7日
保留：保証表記。佐藤が法務へ確認。意見の順番ではなく、決定、条件、ToDo、保留へ分類します。
例2：担当と期限がない
修正前
画像を確認する。価格も確認する。公開前に全体を見る。修正後
| タスク | 担当 | 期限 | 完了条件 |
|---|---|---|---|
| 画像最終確認 | 田中 | 9月7日 | 承認コメントを付ける |
| 価格表記確認 | 佐藤 | 9月6日 | 法務回答を記録 |
| 公開前レビュー | 鈴木 | 9月8日 | チェック表完了 |
「誰かがやる」状態をなくし、担当本人が認識しているか確認します。
例3：提案を決定にしている
修正前
決定：広告予算を50万円にする。原音では「50万円を案として次回までに検討」と話していた場合、決定ではありません。
修正後
提案：広告予算50万円案。
保留：責任者の承認待ち。
ToDo：佐藤／費用内訳を提出／8月28日。AI要約は、文章を短くするときに提案と決定の差を落とすことがあります。
例4：長いが結論が見えない
修正前
議論の背景が最初に長く続き、ページ下部に決定事項があります。
修正後の順序
- 3行要約
- 決定事項
- ToDo
- 保留事項
- 議論の要点
- 参考資料
読む人は上から必要な情報だけ確認できます。
例5：数字の条件が抜けている
修正前
価格は29,800円。修正後
一般販売予定価格：29,800円（税込）
状態：公開前の計画値。正式資料で最終確認する。税、期間、上限、単位、予定か確定かを残します。数字だけ合っていても条件が違えば誤りです。
例6：全員へ全文と録音を共有
議事録の共有先と、文字起こし・録音の共有先は同じとは限りません。
改善例
- 承認済み議事録：関係者が閲覧
- 確認中の下書き：作成者と確認者が編集
- 文字起こし：必要な議題担当のみ
- 録音：管理者と必要な確認者のみ
権限を分け、不要な個人情報や雑談を広げません。
良い議事録の完成条件
- 決定と提案を区別できる
- ToDoに担当・期限・完了条件がある
- 保留事項と次の確認者が分かる
- 数字・名称・否定を確認している
- 文書の状態と承認者が分かる
- 共有範囲と保存期限が決まっている
AIへ改善を依頼する指示
次の文字起こしを、決定事項、ToDo、保留事項、議論の要点へ分類してください。
担当者・期限がない場合は推測せず「未確認」と表示してください。
提案、目標、予定を決定事項に変えないでください。
数字と固有名詞には確認が必要な印を付けてください。AIで整形した後、議事録最終チェックリストで確認します。
まとめ
悪い議事録は、長さではなく、決定、担当、期限、保留が見えない文書です。会話順から実行順へ並べ替え、事実と権限を確認してください。
すぐ使える基本形は無料議事録テンプレート、メモが追いつかない場合は15分で作る方法を利用できます。
