議事録をメールで送るときは、長い挨拶より、何の会議か、何を確認するか、いつまでかを先に伝えます。受信者が本文を開く前に判断できる件名が重要です。

このページの例文は、そのままコピーし、会議名、日付、決定事項、期限を置き換えて使えます。

件名の基本形

【依頼内容／期限】開催日 会議名の議事録

例：

  • 【ご確認／8月28日まで】8月26日 定例会議の議事録
  • 【共有】8月26日 プロジェクト会議の確定議事録
  • 【修正版v2】8月26日 顧客打ち合わせ議事録
  • 【要対応】8月26日 会議ToDoと担当期限

「議事録送付」だけでは、いつの会議か、確認が必要か分かりません。

社内会議の確認依頼

件名：【ご確認／8月28日まで】8月26日 定例会議の議事録

関係者各位

8月26日の定例会議の議事録（確認中）を共有します。

■主な決定事項
- 新ページは9月10日に公開する

■ToDo
- 田中さん：画像確認／8月27日
- 佐藤さん：公開前レビュー／9月8日

■議事録
共有リンク

■確認期限
8月28日 17:00

修正がある場合は、該当箇所、正しい内容、根拠を文書コメントへお願いします。

本文へ決定とToDoを短く載せると、リンクを開けない状況でも行動を確認できます。

上司へ承認を依頼する

件名：【承認依頼／8月28日】プロジェクト会議 議事録

○○部長

本日のプロジェクト会議の議事録を作成しました。
参加者による内容確認は完了しています。

承認いただきたい箇所：
- 決定事項1：公開日
- 決定事項2：予算上限

議事録：共有リンク
承認期限：8月28日 17:00

承認または修正指示をコメントでお願いいたします。

「ご確認ください」だけでなく、内容確認なのか、最終承認なのかを区別します。

顧客へ共有する

件名：【ご確認】8月26日 お打ち合わせ議事録

株式会社○○
○○様

本日はお時間をいただき、ありがとうございました。
お打ち合わせ内容を下記のとおり整理しました。

■合意事項
- 初回案を9月5日までに当社から提出

■双方の対応
- 当社：初回案の作成／9月5日
- 貴社：素材のご共有／8月30日

議事録：共有リンクまたは添付
確認期限：8月29日

認識に相違がありましたら、期限までにご連絡ください。

社内の評価や検討過程を削除し、顧客の要望、自社の回答、双方の約束を中心にします。価格や納期は原資料とも照合してください。

AI下書きを確認してもらう

件名：【AI下書き・未確定】8月26日 会議議事録の確認依頼

AI文字起こしをもとに作成した未確定の下書きです。
数字、固有名詞、担当者、期限を中心にご確認ください。

確認箇所：
- 価格条件（00:32:10）
- 公開日（00:48:20）

確認期限：8月28日 17:00

AI下書きであることを明示し、特に確認してほしい箇所を示します。

訂正版を送る

件名：【訂正版v2】8月26日 定例会議の議事録

先ほど共有した議事録を修正しました。

修正箇所：決定事項2
修正前：9月1日に公開
修正後：9月10日に公開
根拠：会議00:45:20の確認

最新版：共有リンク
更新日：8月27日

訂正版では、変更箇所と影響を受けるToDoを明記します。ファイル添付の場合は古い添付を削除できないため、最新版の保管場所を併記します。

送信前チェック

  • 件名に会議名と日付がある
  • 確認・承認・共有の目的が分かる
  • 決定事項とToDoを短く載せた
  • リンクの閲覧権限を確認した
  • 確認期限と修正方法を書いた
  • 未確定版は状態を明示した
  • 社外へ不要な内部情報を送っていない

まとめ

議事録メールは、件名で依頼内容を示し、本文に決定、ToDo、リンク、期限を並べると読みやすくなります。未確定、確認中、承認済み、訂正版を区別することも重要です。

メール文を入力内容から作る場合は議事録共有メール作成ツール、共有範囲と権限の考え方は議事録の共有方法を利用してください。