会話形式の議事録は、「発言者名：発言の要旨」を会話の順番に沿って記録する形式です。一語一句を残す逐語録とは異なり、相づち、言い直し、重複を整理しながら、誰が何を述べたかを残せます。

通常の業務会議では決定事項とToDo中心の要約型が読みやすく、会話形式は発言の経緯、賛否、責任の所在が重要な場面に向きます。

要約型・会話形式・逐語録の違い

形式残す内容向いている用途
要約型決定、ToDo、論点、保留社内定例、プロジェクト会議
会話形式発言者と発言要旨を順番に記録ヒアリング、審査、重要な協議
逐語録発言を原則一語一句記録研究、法的記録、厳密なインタビュー

会話形式は逐語録より短くできますが、編集者の要約が入ります。発言の意味を変えないことと、事実と解釈を分けることが必要です。

会話形式の議事録テンプレート

会議名：
日時：
参加者：
作成者：
議題：

【会話記録】
司会：
参加者A：
参加者B：

【決定事項】
1.

【ToDo】
- 内容／担当者／期限

【確認が必要な箇所】
- 時刻：
- 内容：

会話だけで終わらせず、最後に決定事項とToDoを別枠で置くと、発言の経緯と業務上の結論を両方確認できます。

記入例

議題：新しい問い合わせ窓口の開始日

司会：9月1日の開始案について、準備状況を確認します。
営業担当：顧客案内は8月25日までに送付できます。
サポート担当：研修が9月5日まで必要です。開始を9月8日に変更してください。
営業担当：案内日を変更できるため、9月8日開始で問題ありません。
司会：開始日は9月8日で確定します。

【決定事項】
- 新しい問い合わせ窓口は9月8日に開始する。

【ToDo】
- 営業担当：顧客案内を8月28日までに送付する。
- サポート担当：研修を9月5日までに完了する。

発言を短く整えても、延期の理由、合意の過程、最終決定者が分かる形を保ちます。

読みやすく整える5つのルール

一つの発言を長くしすぎない

一人の説明が複数の論点に分かれる場合は、段落または箇条書きへ分けます。

相づちと重複を削る

「はい」「そうですね」など、意味に影響しない相づちは省略できます。ただし、正式な同意や反対として扱う発言は残します。

推測を加えない

「不満そうだった」など作成者の印象は、発言記録へ混ぜません。必要なら所感として別欄にします。

発言者名を統一する

姓、役職、部署名など表記をそろえます。発言者を確定できない箇所は推測せず、発言者不明の表記ルールに沿って仮ラベルを使います。

決定事項を最後に再掲する

会話中に結論が埋もれないよう、決定事項、担当者、期限を会話記録とは別にまとめます。

録音・文字起こしから作る手順

  1. 会議の目的と必要な記録精度を決める
  2. 録音の目的と共有範囲を参加者へ伝える
  3. 自動文字起こしを発言者ごとに分ける
  4. 相づち、言い直し、重複を整理する
  5. 発言の意味が変わっていないか原音で確認する
  6. 決定事項、担当者、期限を別枠へ転記する

全文を最初から細かく直す前に、決定や反対意見など重要な時刻を先に確認します。逐語録と読みやすい文字起こしの編集差はケバ取り・整文・逐語録の違いで確認できます。

会話形式を使わない方がよい場面

  • 読む人が決定事項だけを短時間で確認したい
  • 発言者名を残す必要がない
  • 人事や相談内容など、共有範囲を限定すべき情報が多い
  • 文章量が増え、確認作業に時間を使いすぎる

通常の業務会議なら、基本の議事録テンプレートから始め、経緯を残す必要がある議題だけ会話形式にする方法もあります。

まとめ

会話形式の議事録は、発言者と発言要旨を順番に残しながら、相づちや重複を整理する形式です。逐語録ほど細かくせず、最後に決定事項とToDoを再掲すると、経緯と結論の両方が分かる議事録になります。