Teamsでは会議後のRecapから録画、文字起こし、共有ファイルなどを確認できます。ただし利用できるAI機能はライセンスや管理者設定で異なり、文字起こしと確定議事録も同じではありません。
この記事では、一般的な業務利用を前提に、実務で迷いやすい点を順番に整理します。法令、契約、社内規程、会議の性質によって必要な記録や承認は変わるため、重要な会議では責任者へ確認してください。
30秒で分かる結論
| 観点 | 残す内容 |
|---|---|
| 文字起こし | 話者名と時刻を含む確認材料 |
| Recap | 録画・文字起こし・資料などの入口 |
| Intelligent Recap | 対象ライセンスでAI機能を利用 |
| 確定議事録 | 組織の様式で人が確認・承認 |
議事録は、発言量ではなく会議後の判断と行動を再現できるかで品質を判断します。短くする場合も、決定状態、条件、担当、期限、要確認は省きません。
実務で使う手順
1. 会議ポリシーと役割を確認する
誰が文字起こしを開始・停止でき、誰が会議後に閲覧・ダウンロードできるかは役割と管理者設定で変わります。
2. 文字起こし開始を参加者へ確認する
Teams上の通知だけに頼らず、会議目的と利用範囲を説明します。外部参加者がいる場合は会議後のアクセス範囲も確認します。
3. Recapから必要な根拠を確認する
AI要約だけでなく、文字起こし、録画、共有資料を使い、数字、否定、固有名詞、決定、担当、期限を照合します。
4. 議事録の確定版を別管理する
会議チャットのメモと承認済み議事録を混同せず、版番号、責任者、確認日を付けます。
記入例
> Teams Recap→文字起こしで決定箇所を確認→社内テンプレートへ転記→責任者承認→確定版を権限付きリンクで共有。
例文はそのまま確定情報として使わず、実際の会議内容、組織の用語、承認ルールに合わせて修正してください。AIで下書きを作る場合も、不明な内容を補わせず『未確認』と表示します。
よくある失敗
- Recapを確定議事録と同じものと考える
- 外部参加者の閲覧範囲を確認しない
- ライセンス前提のAI機能を全員が使えると思う
- 文字起こしの誤認識を確認しない
これらの失敗は、文章を整えるだけでは防げません。会議中に決定とToDoを読み上げ、会議後に確認者と期限を設定する運用が必要です。
参考にした公式情報
機能や利用条件は変更されるため、公開前・導入前に最新の公式情報を確認してください。
共有前チェックリスト
- 管理者ポリシーとライセンスを確認した
- 参加者へ文字起こし利用を説明した
- Recapのアクセス権を確認した
- 重要事項を文字起こし・資料で照合した
- 確定版の承認者と保存先を決めた
まとめ
Teamsでは会議後のRecapから録画、文字起こし、共有ファイルなどを確認できます。ただし利用できるAI機能はライセンスや管理者設定で異なり、文字起こしと確定議事録も同じではありません。 テンプレートへ当てはめた後は、数字、固有名詞、否定、決定と提案、担当、期限を人が確認してから共有します。
関連する基本手順は議事録の総合ガイド、実際のひな形は無料の議事録テンプレート作成ツールで確認できます。
