AIで返信メールを作ると文章は速く整いますが、丁寧さより重要なのは内容の正確さです。特に日程、金額、納期、契約、謝罪を含む返信では、AIが作った自然な文面をそのまま送らないようにします。
最初に5行の返信設計を書く
文章を作らせる前に、次の項目を箇条書きにします。
- 返信の目的
- 相手が求めている回答
- 確定している事実
- こちらから依頼すること
- 期限・次の連絡予定
判断できない項目は「社内確認中」と書きます。AIへ曖昧なまま渡すと、もっともらしい回答を補う可能性があります。
基本プロンプト
> 次の事実だけを使い、取引先への返信メール案を作成してください。結論を最初に書き、質問へ同じ順序で回答してください。未確定事項は「確認して○日までに連絡する」とし、事実・担当・期限を補わないでください。過剰な敬語と同じ意味の重複表現を避けてください。
文体は「丁寧」「簡潔」「社内向け」など相手に合わせます。以前のメール例を入力する場合は、個人情報や機密情報を除きます。
用途別の確認ポイント
日程調整
曜日と日付、時間帯、タイムゾーン、オンライン・対面、場所を確認します。候補日時は自分のカレンダーと照合します。
依頼を断る
断る対象、理由として開示できる範囲、代替案、回答期限を明確にします。AIに架空の社内事情を作らせません。
謝罪する
何が起きたか、影響、現在の対応、次の連絡時刻を事実に基づいて書きます。責任や補償に関する表現は担当部署の確認を受けます。
複数質問へ答える
相手の質問を番号付きで並べ、各質問の直下に回答します。未回答を残す場合は理由と回答予定日を書きます。
送信前チェック
- To・CC・BCCは正しい
- 相手の会社名、部署、氏名、敬称は正しい
- 本文にない約束や期限を追加していない
- 金額、数量、日付、添付名を確認した
- 引用部分と自分の回答が区別できる
- 送信してはいけない内部情報がない
まとめ
AIメール作成では、AIに考えさせる前に、人が返信の事実と目的を5行で決めます。文章の自然さを確認するだけでなく、約束、数字、添付、宛先を送信直前に確認してください。
長文の前提整理にはメールスレッドをAIで要約する方法、会議後の連絡にはフォローメールの作り方が役立ちます。
