POLICY GENERATOR

録音データ保存・
削除ルール作成

録る前に決めておきたい目的、同意、閲覧範囲、保存期間を文書にまとめます。

SETTINGS

運用条件を入力

入力内容は端末内で文章に反映されます。

01基本情報

組織・チーム名主な録音目的

02保存するデータ

録音音声文字起こしAI要約

03保存と閲覧

保存場所閲覧できる人管理責任者通知・同意の方法

04保存期間

録音音声日文字起こし・AI要約日

05外部AIサービス

承認済みに限定外部送信を禁止

DRAFT

ルール案

入力に合わせて自動生成

録音データ保存・削除ルール（案）
対象組織：当社

1. 目的
当社は、会議・商談の議事録のために必要な範囲で録音し、録音音声、文字起こし、AI要約を作成・利用する。目的外利用は行わない。

2. 録音前の通知と同意
録音開始前に目的を説明し、口頭で同意を得る。同意を得られない場合は録音せず、手書きメモ等の代替手段を用いる。

3. 利用を認める端末・サービス
会社が承認した端末、アプリ、アカウントのみを利用する。外部AIサービスは、会社が承認したサービスに限り利用する。利用前に、入力データの学習利用、保存先、再委託先、削除方法を確認する。

4. 取り扱うデータ
対象データは録音音声、文字起こし、AI要約とする。機密情報、要配慮個人情報、認証情報等は、業務上必要かつ許可された場合を除き録音・入力しない。

5. 保存場所とアクセス権
データは「会社が承認したストレージ」に保存する。閲覧できる者は「案件担当者とその管理者」に限定し、共有リンクの公開や私物端末への保存を禁止する。

6. 保存期間と削除
録音音声は作成日から30日、文字起こし・AI要約は作成日から90日を目安に削除する。承認済み議事録として保存する文書は、社内の文書管理規程に従う。削除時は端末、クラウド、ごみ箱、共有先を確認する。

7. 例外
法令、契約、訴訟対応、監査等により保存が必要な場合は、情報管理責任者の承認を得て、理由と期限を記録する。

8. 事故・誤共有への対応
紛失、誤送信、無断共有、不正アクセスを確認した者は、直ちに情報管理責任者へ報告し、共有停止、権限取消し、影響範囲の確認を行う。

9. 管理と見直し
管理責任者は情報管理責任者とする。本ルールは、利用サービス、法令、契約、業務内容の変更時および少なくとも年1回見直す。

法的助言ではありません。適用法令・契約・社内規程に合わせて専門担当者が確認してください。

録音ルールで決めておきたいこと

録音開始の操作だけでなく、何のために録るか、誰が見られるか、いつ消すかまで決めて初めて継続的に運用できます。文字起こしやAI要約を外部サービスへ送る場合は、その扱いも明記します。

録音の目的と利用範囲
相手への通知・同意の方法
利用を認める端末とサービス
音声、文字起こし、議事録それぞれの保存期間
閲覧権限、削除担当、例外時の対応

利用前に専門家へ確認してください

生成文は一般的なたたき台であり、法的助言ではありません。業種別の法令、就業規則、委託契約、顧客との契約、個人情報保護方針に合わせ、法務・情報システム・管理者の確認を受けてください。

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録音ルールで決めておきたいこと

利用前に専門家へ確認してください

録音の先まで、ひとつで。

録音の先まで、
ひとつで。